各二級學院：

? ? ? ? 為進一步做好2020級新生檔案移交工作，規(guī)范學生檔案管理，確保學生檔案的安全與完整，學院擬于11月16日至12月31日對新生個人檔案進行核對和移交，現(xiàn)將有關事項通知如下：

一、時間安排

11月16日 ? ?召開專題會議，具體布置工作。

11月17日至30日 ??

輔導員收集學生自帶檔案，領取郵寄來的新生檔案，以班為單位，收集、整理學生檔案，填寫移交登記表。

? ? 12月1日至2日 ? ? 信科學院移交新生檔案。

12月3日至4日 ? ? 城建學院移交新生檔案。

12月7日至 8日 ? ? 國際學院移交新生檔案。

12月9日至10日 ? ?經(jīng)管學院移交新生檔案。

12月11日 ? ? ? ? ?新傳媒學院移交新生檔案。

12月14日至21日 ? 完善手續(xù)、制作標簽、裝盒入柜。

12月22日至28日 ? 數(shù)據(jù)導入軟件，實現(xiàn)網(wǎng)上檢索。

12月29日至31日 ? 工作總結講評。

二、核查及移交內(nèi)容

各學院新生輔導員應依照教務處確認的2020級新生名冊和招辦提供的考生高考電子檔案，按實有人數(shù)核對新生檔案材料及信息。檔案材料信息與本人不一致時，應及時驗證，核實后在登記表“備注”欄標注“有誤”，并在書面總結中說明具體情況。

新生高中時期形成的檔案材料主要有10項內(nèi)容： ①高中學籍登記表； ②高考考生報名登記表；③高考考生體檢表； ④高考志愿表；⑤考生思想品德考核表；⑥考生誠信考試承諾書；⑦高考成績單；⑧外語口試登記表；⑨入團（黨）志愿書；⑩獎勵處分材料。

另外，輔導員通知學生在學信網(wǎng)上下載打印在線學籍驗證報告一份，并加蓋教務處公章，與新生檔案材料同時歸檔。同時，組織學生填寫《新生入學登記表》兩份，一份裝入學生檔案，一份交由檔案室存檔。

三、要求

（一）二級學院領導要高度重視，嚴密組織。單位主管領導和新生輔導員全面承擔本單位、本班級新生檔案的核對與移交工作的安全保密責任。做好安全防范工作，保護學生個人信息及隱私，不得隨意拷貝復制數(shù)據(jù)，不得隨意更換、涂改、銷毀學生檔案材料，嚴防檔案材料丟失和假材料裝入。

（二）輔導員可以在群共享中下載《2020級新生檔案材料核對移交登記表》。核對學生檔案中照片、考生號、身份證號等相關信息，認真填寫核對移交登記表；在檔案袋相應位置填寫學生姓名、性別及學號，右上角編號處標注班級和序號（例：工管2001-01），以教務處出的各班級學生點名冊順序和本班實際報到人數(shù)為準，以班級為單位捆扎檔案袋，并附上核對移交登記表。

（三）輔導員應依照《2020級新生檔案材料核對移交登記表》各項檔案材料內(nèi)容與實體檔案逐項核對。表格以班為單位，各班學生不論是否有檔案，都按教務處出的各班級學生點名冊順序，最終序號要與各班實際在校學生人數(shù)相符。1份材料為1件，比如高考體檢表有2份，登記表對應的“考生體檢表”欄目就應填寫2，表示高考體檢表有2件。缺少材料的，對應欄目空缺。高中時期檔案材料10項內(nèi)容全部空缺的應在備注欄填寫“無檔案”。?

（四）對未交或者缺、漏檔案材料的，應及時通知學生本人，寫出情況說明，附在本班級《2020級新生檔案材料核對移交登記表》之前。由學生本人到原高中或生源地招辦尋找或補齊原始檔案材料，并于本學期內(nèi)完成移交。

（五）畢業(yè)證書、各種獲獎證書原件及復印件、團員證、戶籍卡、組織介紹信、思想?yún)R報等材料不屬于歸檔范圍。應由本人或黨團組織保管。

? 附件：1.2020級新生檔案材料核對移交登記表

? ? 2.2020級專升本檔案材料（中學）核對移交登記表

? ? 3.2020級專升本檔案材料（大專）核對移交登記表

? ? ?4.2020級新生檔案移交時間安排表

西安科技大學高新學院檔案室

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?二〇二〇年十一月十二日