各部門、二級學院：

為貫徹落實《高等學校檔案管理辦法》，促進學院各類檔案的收集、整理和移交工作，完成2020年度各類檔案立卷歸檔任務(wù)，學院決定集中組織一次全面、徹底的文件材料清理歸檔活動,著力杜絕文件資料私自留存、歸檔不全、隨意銷毀等問題?，F(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：?

一、立卷歸檔內(nèi)容

重點對2020年1月1日至2020年12月31日形成的以下幾個方面文件材料進行立卷歸檔。

(一)紙質(zhì)文件材料：①學院制發(fā)或承辦的命令、指示、通知等各類公文；②工作簡報、會議記錄、值班記錄、計劃方案、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議等文件材料；③學院主要領(lǐng)導講話稿、重要手稿、工作筆記、工作往來書信、講課稿等工作檔案材料；④重大活動、重要會議、重點工程籌劃實施過程中形成的文件材料。

(二)相關(guān)電子文件：①公文的電子版；②數(shù)碼照片、音頻、視頻等數(shù)字聲像信息；③應(yīng)納入歸檔渠道的各類業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)。

(三)其他載體形式資料：有保存價值的標識、牌匾、錦旗、印章印模等實物。

二、時間步驟方法

第一階段（3月16日—3月17日）：學習準備階段

1.召開學院檔案工作會議，各部門兼職檔案員參加，安排學院2020年檔案收集工作。

2.各單位組織人員學習《歸檔文件整理程序及要求》《各單位文件材料歸檔范圍和保管期限參考表》及學院檔案工作會議有關(guān)文件，明確歸檔任務(wù)，理清工作思路，制定工作措施。

第二階段(3月18日—3月22日)：文件材料收集整理階段

1.各單位依照學院《各單位文件材料歸檔范圍和保管期限參考表》（院發(fā)〔2010〕18號）,集中組織人員逐人逐項全面開展清理。2010年后成立的單位可根據(jù)本單位職責、任務(wù)和2020年度部門工作情況進行清理收集。重點清理本單位形成的文件以及和教育廳、西安市、長安區(qū)及西安科技大學等單位針對我院的有保存價值的文件材料。上級普發(fā)性、非本單位形成的文件材料只作為外來文件資料登記造冊。

2.兼職檔案員要準確區(qū)分文件材料的保管期限，依照《歸檔文件整理程序及要求》進行分類、組卷、排列。

第三階段(3月23日—3月26日)：著錄打印階段

1.各單位主管領(lǐng)導和檔案室對兼職檔案員整理完畢的文件材料進行檢查，主要檢查四項內(nèi)容：一是應(yīng)歸檔的文件是否齊全、完整、準確，有無重復(fù)、無保存價值的文件混入，有無缺少蓋章、簽字、落款時間等情況；二是組卷分類是否清晰、準確；三是卷內(nèi)文件排列是否按時間順序排列；四是歸檔文件制作是否符合檔案保護要求。

2.著錄并打印歸檔文件目錄。按照《歸檔文件整理程序及要求》和《永久歸檔文件目錄》和《定期歸檔文件目錄》及《照片檔案目錄》三種Excel格式模板，對歸檔文件材料進行著錄。主要項目有件號、責任者、日期、文件編號、題名、頁數(shù)、備注等。填寫并打印《永久歸檔文件目錄》《定期歸檔文件目錄》《照片檔案目錄》，目錄打印數(shù)量一式兩份共6本，單獨裝訂成冊。

第四階段（3月29日—4月16日）檢查驗收階段

1.檔案室檢查接收各單位歸檔文件材料。交接雙方依據(jù)《永久歸檔文件目錄》和《定期歸檔文件目錄》及《照片檔案目錄》對照實體檔案案卷，逐卷逐件認真核對，做到帳物相符，若發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。

2.交接雙方清點無誤后，移交人、接收人要在《西安科技大學高新學院檔案交接登記表》上簽名，移交單位和接收單位加蓋公章。手續(xù)完備的移交目錄一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份存查。?

3.檢查驗收時間安排：3月29日至4月2日集中檢查驗收董組辦、院辦（行政）、檔案室、發(fā)展規(guī)劃處、人事處、保衛(wèi)處、后勤處、衛(wèi)生所、圖書館、開發(fā)辦、工會、院辦（黨務(wù)）、團委、宣傳與品牌辦、思政部、扶貧辦等16個單位的文件材料；4月6日至4月13日集中檢查驗收教師發(fā)展中心、信息化、教務(wù)處、招辦、就業(yè)辦、學生處、公共基礎(chǔ)部、體育部、信息與科技工程學院、城市建設(shè)學院、經(jīng)濟與管理學院、國際教育學院、新傳媒與藝術(shù)設(shè)計學院、產(chǎn)業(yè)學院等15個單位的文件材料。4月14日至4月16日集中檢查驗收科技處、財資處、出版社、基建處等4個單位的文件材料。

三、有關(guān)要求

（一）高度重視。各單位、各部門要秉著對學院建設(shè)高度負責的態(tài)度高度重視起來，把文件材料立卷歸檔工作作為依法治校的實際步驟,指定專人分工負責，依照《各單位文件材料歸檔范圍和保管期限參考表》，積極組織開展清理歸檔工作。

（二）認真準備。各單位、各部門要按《西安科技大學高新學院檔案管理實施細則》和《歸檔文件材料整理程序及要求》，認真做好2020年度文件材料（含往年未按時歸檔的材料）的收集、整理和歸檔準備工作。各單位將本單位完成的事項、形成的文件材料一件不漏地清理完畢，檔案室按《高等學校各類檔案工作規(guī)范》要求，接收各部門的歸檔資料。各單位務(wù)必做到收集齊全、整理規(guī)范、移交及時，移交手續(xù)完善。

（三）完善機制。各單位要堅持一手抓清理歸檔，一手抓建章立制,健全完善文件形成、流轉(zhuǎn)、歸檔長效機制，強化文件全流程管理，提高規(guī)范化建設(shè)水平。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?西安科技大學高新學院檔案室

二〇二一年三月十一日